Mis à jour le 17 septembre 2026
Photographier un ticket avec son téléphone puis le jeter est devenu un réflexe. C'est légal — mais seulement si le processus de numérisation respecte un cahier des charges précis. À défaut, l'entreprise se retrouve dans la pire des situations : plus d'original papier, et une copie que l'administration n'est pas tenue d'accepter. Voici les conditions exactes, et deux évolutions de 2026 et 2027 à anticiper.
La numérisation des factures papier est encadrée par l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales, créé par l'arrêté du 22 mars 2017. Ce texte est toujours en vigueur et n'a jamais été modifié depuis le 31 mars 2017. Il pose trois séries d'exigences.
Qualité de la copie. Le transfert vers un support informatique doit garantir la « reproduction à l'identique » : la copie est conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de code couleur, les traitements sur l'image sont interdits, et la compression doit s'opérer sans perte.
Organisation documentée. L'archivage peut être réalisé en interne ou par un tiers mandaté, mais selon « une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes » garantissant la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité pendant toute la durée de conservation. Point à ne pas manquer : le recours à un prestataire n'exonère pas l'entreprise de sa responsabilité au regard de la TVA.
Format et scellement. Conservation en PDF ou PDF A/3, assortie au choix d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique, d'une signature électronique (certificat au moins RGS une étoile) ou d'un dispositif sécurisé équivalent. Chaque fichier doit être horodaté, au moins par une source d'horodatage interne.
Sur la couleur, l'administration a précisé sa tolérance (BOI-CF-COM-10-10-30, version du 3 septembre 2025) : le noir et blanc n'est admis que si les couleurs ne sont pas porteuses de sens, et l'application de cette tolérance « doit pouvoir être explicitée à l'administration ». Un logo n'est pas porteur de sens ; une signature, une annotation manuscrite ou un tampon encreur en couleur le sont — et doivent donc être reproduits en couleur.
Attention à ne pas confondre avec l'article A. 102 B-1, qui vise la numérisation des pièces de la piste d'audit fiable (bons de commande, bons de livraison) : là, le PDF doit être assorti d'une signature électronique, sans option « empreinte numérique ». Voir notre guide sur la piste d'audit fiable.
La position de l'administration est claire et conditionnelle. La facture d'origine reste la pièce justificative de la déduction ; mais son archivage numérique « est considéré comme la copie identique de cette facture et peut dès lors être considéré comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA à la condition que les modalités de numérisation fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF soient respectées ».
Et la sanction est explicite : si le contribuable présente une facture numérisée non conforme, il est tenu de la présenter sous forme papier. S'il ne l'a plus, l'administration n'est pas en mesure de s'assurer de l'authenticité de la facture. La TVA est alors perdue. La destruction de l'original n'est donc sûre que si le processus est intégralement conforme.
L'article 1379 du code civil dispose que « la copie fiable a la même force probante que l'original », la fiabilité étant laissée à l'appréciation du juge — avec une présomption de fiabilité pour toute copie reproduisant à l'identique la forme et le contenu et dont l'intégrité est garantie par un procédé conforme au décret du 5 décembre 2016. Ce décret exige une empreinte électronique rendant détectable toute modification, et présume la condition remplie en cas d'horodatage, de cachet ou de signature qualifiés au sens du règlement eIDAS.
Les deux référentiels ne se recouvrent donc pas : le fiscal accepte le niveau RGS une étoile et un horodatage interne, le civil présume la fiabilité au niveau « qualifié ». Une copie conforme à l'article A. 102 B-2 n'est pas automatiquement une copie présumée fiable dans un litige commercial. Un dispositif eIDAS qualifié couvre les deux. Et dans tous les cas, « si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ».
Le seuil de 150 € HT. Une facture dont le montant total hors taxe n'excède pas 150 € peut omettre deux mentions seulement : le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur et la référence à la disposition d'exonération. Rien d'autre. Le seuil est bien de 150 € HT, et non TTC — erreur très répandue. Voir les mentions obligatoires d'une facture.
Restauration. Pour tenir compte des spécificités du secteur, il est admis que les éléments d'identification du client soient inscrits par le client lui-même dans l'espace réservé sur la note. Mais cette tolérance ne joue que jusqu'à 150 € HT, et la déduction de TVA est « notamment subordonnée à la mention, par le client, de son identification complète » : nom ou raison sociale et adresse ou siège social. Une note de restaurant non renseignée est une TVA perdue.
Péages et automates. Les reçus délivrés aux barrières sont des factures s'ils comportent un espace réservé aux informations de l'usager. La déduction est « strictement subordonnée » à la mention par l'usager de son identification complète, du numéro d'immatriculation du véhicule, de son utilisateur et de l'objet du déplacement. Exception importante : les factures d'abonnement ou de badge télépéage doivent comporter toutes les mentions obligatoires, la tolérance ne visant que les péages payés à chaque passage. La même logique vaut pour les tickets de parking.
Ce qui n'est jamais récupérable. L'hôtel et le logement du salarié ou du dirigeant, ainsi que le transport de personnes (train, avion, taxi, VTC) sont exclus du droit à déduction. Le repas facturé séparément d'une nuitée reste déductible, la restauration ne figurant dans aucune exclusion. Sur le carburant, le taux dépend du véhicule : 80 % sur véhicule de tourisme, 100 % sur utilitaire (voir TVA sur les véhicules et le carburant). Notre guide de référence : les règles des notes de frais.
Utiliser le barème ne dispense de rien. L'administration rappelle que le salarié « demeure tenu d'apporter toute justification sur le véhicule utilisé ainsi que sur la réalité et l'importance du kilométrage parcouru », et qu'à cet effet la facture d'achat du véhicule, le certificat d'immatriculation, les factures d'entretien ou le contrat d'assurance peuvent être demandés. Les justifications doivent permettre de préciser la distance journalière parcourue, le nombre de jours de déplacement et le type de véhicule.
Le justificatif probant est donc un triptyque : carte grise, relevé daté des trajets (date, objet professionnel, itinéraire, kilomètres) et calcul. Aucune facture de carburant n'est requise — et aucune TVA n'est récupérable sur une indemnité kilométrique.
La règle la plus contre-intuitive du sujet. Les factures transmises par voie électronique doivent être conservées sur support informatique et « dans leur format informatique original, c'est-à-dire celui dans lequel elles ont été émises et transmises par l'émetteur », un changement de format ne permettant pas de garantir l'intégrité du contenu. Une conversion parallèle à des fins de gestion est possible si l'original est conservé.
Un reçu PDF reçu par e-mail ne relève donc pas de l'article A. 102 B-2, qui ne concerne que le papier numérisé : il ne faut ni l'imprimer, ni le re-numériser, mais conserver le PDF natif et documenter la piste d'audit fiable. Le défaut de conservation des factures originales sur support informatique « peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA ».
Sur le lieu de stockage, l'article L. 102 C du LPF impose la France, l'Union européenne, ou un pays lié par convention d'assistance mutuelle avec droit d'accès en ligne — point critique pour les solutions SaaS de notes de frais hébergées hors UE. Un stockage hors de France doit être déclaré au service des impôts.
Conservation : 6 ans aujourd'hui, 10 ans au 1er janvier 2027. L'article L. 102 B du LPF impose actuellement six ans. La loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte ce délai à dix ans à compter du 1er janvier 2027, pour les documents dont le délai de conservation expire après cette date. L'écart historique entre le fiscal (6 ans) et le comptable (10 ans, article L. 123-22 du code de commerce) disparaît. Voir durées de conservation des justificatifs.
Facturation électronique. La note de frais elle-même — document interne entre le salarié et l'employeur — est hors du champ du dispositif : l'administration précise que « les documents autres que des factures ne sont pas dans le champ ». Ce qui compte, c'est le justificatif sous-jacent. Une facture émise au nom de l'entreprise auprès d'un fournisseur français assujetti relève de la facturation électronique et arrivera sur la plateforme de l'entreprise, non des mains du salarié ; un ticket au nom du salarié relève, côté fournisseur, du e-reporting — et, en pratique, ne permet pas de récupérer la TVA, faute de facture « régulièrement délivrée à l'entreprise ». Cette lecture découle de la combinaison des règles publiées ; la DGFiP n'a pas publié de position nommément consacrée aux notes de frais.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques ; l'émission suit au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE. Nouvelles mentions obligatoires depuis septembre 2026 : SIREN du client, catégorie de l'opération, adresse de livraison si différente — concrètement, un hôtel ou un restaurant facturant en B2B devra disposer du SIREN de l'entreprise du salarié. À noter enfin, pour éviter un contresens courant : un simple PDF envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique au sens du dispositif, mais il reste une facture électronique au sens des règles de conservation.
Un justificatif défaillant ne produit pas une sanction, mais trois :
| Étage | Conséquence |
|---|---|
| TVA | Rejet de la déduction : justificatif absent, numérisation non conforme avec original détruit, facture non libellée au nom de l'entreprise, identification non portée sur un reçu de péage |
| Résultat | Réintégration de la charge, intérêts de retard et majoration en cas de manquement délibéré |
| Social | À défaut d'être justifiées, les indemnisations versées aux salariés « doivent être regardées comme des éléments de salaire » et assujetties à cotisations (BOSS, frais professionnels) |
Jeter le papier est possible, à trois conditions : un outil qui scelle et horodate chaque PDF conformément à l'article A. 102 B-2, une procédure de numérisation écrite et contrôlée, et la discipline de ne jamais imprimer un justificatif reçu nativement en électronique. Le reste est affaire de mentions : identification complète sur les notes de restaurant et les reçus de péage, et un relevé de trajets pour les indemnités kilométriques.
Ce guide est informatif et ne remplace pas l'examen de votre situation. Chez ExpertComptable.ai, la tenue et les déclarations sont produites dans le cadre d'une mission signée par un cabinet inscrit à l'Ordre des experts-comptables. Voir les tarifs ou estimer votre budget.