Mis à jour le 6 août 2026
Jeter une facture trop tôt peut coûter cher : en cas de contrôle fiscal ou de litige, c'est à l'entreprise de prouver ce qu'elle avance. Les durées de conservation varient selon la nature du document — comptable, fiscal, social ou commercial. Voici les règles applicables, et comment la numérisation change (ou pas) la donne.
L'article L123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives — livres, journaux, grand livre, factures d'achat et de vente, bons de commande et de livraison — pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Cette règle vaut pour toutes les sociétés commerciales, quelle que soit leur taille.
| Document | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Livres et registres comptables, pièces justificatives | 10 ans | Art. L123-22 C. com. |
| Documents fiscaux (déclarations, avis, justificatifs) | 6 ans | Art. L102 B du LPF |
| Contrats commerciaux, correspondances | 5 ans | Prescription de droit commun |
| Bulletins de paie (exemplaire employeur), registres du personnel | 5 ans | Code du travail |
| Statuts, PV d'assemblées, registres de titres | 5 ans après la radiation | Droit des sociétés |
En pratique, la durée comptable de 10 ans absorbe la plupart des autres : la règle simple pour une TPE est de tout conserver 10 ans. Attention : le délai fiscal de 6 ans court à partir de la dernière opération mentionnée ou de la date d'établissement du document, et un déficit reporté ou un crédit de TVA prolonge de fait la période contrôlable — voir notre guide déficit reportable.
Oui, à condition de respecter les règles de la « copie fiable ». Depuis l'arrêté du 22 mars 2017 (art. A102 B-2 du LPF), une facture papier numérisée peut remplacer l'original si la numérisation garantit une reproduction à l'identique (format PDF ou PDF/A), l'intégrité du fichier (horodatage, empreinte numérique ou signature électronique) et une conservation sécurisée pendant toute la durée légale. C'est ce qui permet aux outils modernes de collecte de justificatifs de fonctionner en « zéro papier » — la photo du ticket, correctement archivée, vaut justificatif.
À retenir : la numérisation « simple » (une photo stockée dans un dossier modifiable) ne suffit pas en cas de contrôle exigeant. Vérifiez que votre outil garantit l'intégrité et l'horodatage des pièces. Chez ExpertComptable.ai, chaque justificatif collecté est archivé de manière probante et rattaché à son écriture — ce qui prépare aussi le FEC en cas de contrôle.
Sur le plan fiscal, l'absence de justificatif entraîne le rejet de la déduction (charge ou TVA) et, si la comptabilité est jugée non probante, l'administration peut reconstituer le résultat — avec des rappels et pénalités à la clé. Sur le plan commercial, l'entreprise se prive de preuves en cas de litige avec un client ou un fournisseur. La conservation n'est donc pas une formalité : c'est votre dossier de défense permanent. Les règles de collecte s'appliquent aussi aux notes de frais, premier gisement de pièces perdues dans les TPE.
Avec la généralisation de la facturation électronique, les factures structurées transitent par des plateformes agréées qui en assurent l'archivage légal. Le sujet de la conservation se déplace vers les autres pièces : tickets, contrats, relevés, justificatifs de frais — d'où l'intérêt d'un système unique qui centralise tout.