Mis à jour le 6 août 2026
La note de frais est le document par lequel un dirigeant ou un salarié se fait rembourser les dépenses engagées pour l'entreprise : repas, déplacements, hébergement, petites fournitures. Mal tenue, elle devient un double risque — rejet de la déduction fiscale et requalification en avantage soumis à cotisations lors d'un contrôle Urssaf. Voici les règles à appliquer en 2026.
Pour être valable, chaque note doit permettre d'identifier : la date et la nature de la dépense, son montant TTC (et la TVA lorsqu'elle est récupérable), le motif professionnel (client visité, mission, chantier), et le justificatif associé — facture ou reçu au nom de l'entreprise autant que possible. Un ticket de carte bancaire seul ne suffit pas : il prouve le paiement, pas la nature de la dépense.
Deux modes de remboursement coexistent. Au réel : l'entreprise rembourse la dépense exacte sur justificatif — c'est la règle pour les dirigeants de société, pour qui les allocations forfaitaires de frais sont par principe réintégrées. Au forfait : pour les salariés, l'employeur peut verser des indemnités forfaitaires exonérées de cotisations dans les limites publiées par l'Urssaf. Pour 2026, les limites d'exonération des indemnités de repas sont de 21,40 € pour un repas au restaurant en déplacement, 10,40 € pour un repas hors restaurant en déplacement, et 7,50 € pour une restauration sur le lieu de travail. Les frais kilométriques suivent le barème fiscal — voir notre guide barème kilométrique 2026.
La TVA est récupérable sur les repas d'affaires et frais de restauration (avec facture conforme), l'hébergement des tiers (mais pas celui des dirigeants et salariés), le péage et une partie des carburants. Elle ne l'est pas sur les billets de train ou d'avion. La règle pratique : sans facture mentionnant la TVA, pas de récupération — d'où l'importance de demander une facture plutôt qu'un simple ticket. Pour le détail des charges déductibles, voir notre guide frais déductibles en TPE.
Oui, si l'archivage respecte les conditions de la « copie fiable » fixées par l'arrêté du 22 mars 2017 (art. A102 B-2 du LPF) : reproduction à l'identique, intégrité garantie (horodatage, empreinte ou signature électronique) et conservation sécurisée. Dans ce cadre, l'original papier peut être détruit. Les justificatifs — papier ou numériques — se conservent 10 ans comme toute pièce comptable : voir notre guide durées de conservation des documents.
À retenir : le risque n°1 n'est pas la fraude, c'est la pièce manquante. Une dépense sans justificatif est réintégrée fiscalement et peut être traitée en avantage en nature ou, pour un dirigeant, en revenu distribué. Photographier le justificatif au moment de la dépense est le réflexe qui évite 90 % des redressements sur ce poste.
Chaque dépense payée avec la carte de l'entreprise remonte automatiquement via la connexion bancaire ; il suffit de photographier le justificatif, que l'IA lit, rattache à la transaction et archive de manière probante. Les dépenses payées personnellement par le dirigeant sont portées en compte courant d'associé pour remboursement. Le tout est supervisé par un cabinet inscrit à l'Ordre. Voir les tarifs.